Buchhaltung ist für viele Handwerker ein rotes Tuch. Verständlich – Sie wollen auf der Baustelle arbeiten, nicht am Schreibtisch sitzen. Aber: Wer seine Zahlen nicht kennt, arbeitet blind. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen System brauchen Sie maximal 30 Minuten pro Woche.
1. Pflichten kennen: EÜR oder Bilanz?
Als Kleinunternehmer oder Einzelunternehmer im Handwerk reicht in den meisten Fällen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR):
- EÜR: Bis 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn pro Jahr
- Bilanz: Erst darüber oder bei Kapitalgesellschaften (GmbH)
- Tipp: Die EÜR ist deutlich einfacher – bleiben Sie so lange wie möglich dabei
2. Das Belegwesen: Ordnung ist die halbe Miete
Der wichtigste Grundsatz: Kein Beleg, keine Buchung. So bleiben Sie organisiert:
- Sofort fotografieren: Nutzen Sie eine App (z.B. ScanBot, Lexoffice) um Belege direkt zu scannen
- Kategorisieren: Material, Werkzeug, Fahrtkosten, Versicherungen, Büro
- Monatliche Ablage: 12 Ordner oder digitale Ordnerstruktur
- Kontoauszüge: Separates Geschäftskonto ist Pflicht – nie privat und geschäftlich mischen!
3. Einnahmen korrekt erfassen
Jede Rechnung, die Sie stellen, muss bestimmte Pflichtangaben enthalten:
- Ihr vollständiger Name und Anschrift
- Name und Anschrift des Kunden
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung und Leistungsdatum
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag
4. Wichtige Abzugsposten für Handwerker
Diese Ausgaben können Sie von der Steuer absetzen:
- Werkzeug und Maschinen: Bis 800 € netto sofort, darüber über mehrere Jahre abschreiben
- Firmenwagen: Fahrtenbuch oder 1%-Regelung
- Arbeitskleidung: Nur typische Berufskleidung (Blaumann ja, Jeans nein)
- Fortbildung: Kurse, Schulungen, Fachliteratur – 100% absetzbar
- Homeoffice: Arbeitszimmer oder Tagespauschale (6 € pro Tag, max. 1.260 €/Jahr)
- Bewirtung: 70% der Kosten bei geschäftlichem Anlass
5. Umsatzsteuer: Regelbesteuerung vs. Kleinunternehmer
Beim Start haben Sie die Wahl:
- Kleinunternehmerregelung (§19 UStG): Bis 22.000 € Vorjahresumsatz keine USt. ausweisen – einfacher, aber kein Vorsteuerabzug
- Regelbesteuerung: Sie weisen 19% USt. aus und können Vorsteuer abziehen – lohnt sich bei hohen Materialkosten
- Empfehlung: Im Handwerk ist die Regelbesteuerung meist vorteilhafter, weil Sie viel Material einkaufen
6. Digitale Helfer: Software-Empfehlungen
Investieren Sie in eine gute Buchhaltungssoftware – das spart Ihnen langfristig Stunden:
- Lexoffice: Sehr einfach, ideal für Einsteiger (ab ca. 8 €/Monat)
- SevDesk: Gute Handwerker-Funktionen (ab ca. 9 €/Monat)
- FastBill: Fokus auf Rechnungen und Belege
- Alle bieten: Automatische EÜR, Belegerfassung per App, ELSTER-Anbindung
Fazit
Buchhaltung muss nicht kompliziert sein. Separates Konto, Belege sofort scannen, einmal pro Woche 30 Minuten – das reicht. Und: Ein guter Steuerberater kostet ca. 100–200 € pro Monat, spart Ihnen aber ein Vielfaches an Zeit und Geld.